Qué cambió en 2018
Antes del fallo South Dakota v. Wayfair, un estado solo podía obligarlo a cobrar su sales tax si usted tenía presencia física ahí: oficina, personal o inventario. En junio de 2018 la Corte Suprema eliminó ese requisito, y los estados se movieron rápido para crear reglas de nexo económico basadas solo en volumen de ventas.
La consecuencia práctica para usted: una empresa en Bogotá, Lima o Ciudad de México que vende a consumidores en veinte estados puede tener obligación de cobrar en varios de ellos sin haber viajado nunca al país.
Los umbrales, y por qué no basta con aprenderse uno
El patrón más común es $100,000 en ventas o 200 transacciones hacia ese estado en el año en curso o el anterior. Tómelo como punto de partida, no como regla, porque el detalle cambia la respuesta:
- Algunos estados usan un umbral más alto, y varios eliminaron el conteo de transacciones al ver que atrapaba a vendedores pequeños con muchos pedidos de bajo valor
- Unos miden ventas brutas y otros solo ventas gravables o al detalle
- El período de medición varía: año calendario, doce meses móviles, o año fiscal del estado
- La fecha en que debe empezar a cobrar tras cruzar el umbral también cambia
Si debió cobrar y no cobró, el impuesto se sigue debiendo, y ya no puede regresar a cobrárselo a sus clientes. Sale de su margen, con multas e intereses encima. Por eso conviene revisar el nexo antes de estar seguro de que hay un problema.
Marketplaces: Amazon, Etsy, eBay
Si vende por una plataforma, en general la plataforma está obligada a cobrar y remitir el sales tax de esas ventas. Ayuda mucho, y no lo libera del todo:
- Las ventas por su propio sitio siguen siendo responsabilidad suya
- Algunos estados cuentan las ventas del marketplace para su umbral de nexo
- Algunos estados le siguen exigiendo una declaración donde reporte esas ventas, aunque el impuesto ya lo haya pagado la plataforma
- El inventario guardado en una bodega del marketplace puede crearle presencia física por su cuenta
Registrarse es un compromiso permanente
- Declaraciones periódicas — mensuales, trimestrales o anuales, según lo asigne el estado y según cambie su volumen
- Declaraciones en cero. Casi todos los estados quieren una declaración aunque no haya habido ventas. El silencio se registra como incumplimiento, no como inactividad
- Tasas correctas, a menudo de condado y ciudad, y en la mayoría de los estados según el destino del envío
- Certificados de exención recabados y conservados para clientes de reventa o exentos
Registrarse en todos los estados «por si acaso» es un error costoso: cada registro es una obligación recurrente y una puerta abierta a notificaciones. Regístrese donde tenga nexo, y en ningún otro lado.
Qué necesitamos de usted
- Ventas por estado de los últimos dos años, en monto y en número de transacciones
- Por qué canales vende y cuáles son marketplaces
- Dónde se guarda el inventario, incluidas bodegas de terceros
- Qué vende exactamente — la gravabilidad cambia mucho por categoría, y los servicios siguen otra lógica
- Estados donde ya esté registrado, con sus accesos
- Cualquier carta recibida de un departamento de ingresos estatal
Si sospecha que ya cruzó un umbral, casi todos los estados tienen programas de divulgación voluntaria que limitan los años hacia atrás y suelen perdonar multas. Esa puerta se cierra en cuanto el estado lo contacta a usted primero.
Datos clave de un vistazo
Preguntas frecuentes
No soy empresa estadounidense. ¿Igual me aplica?
Puede aplicarle. El nexo económico se basa en las ventas hacia un estado, no en dónde está constituida la empresa. Una compañía extranjera que envía a consumidores en EE.UU. puede tener las mismas obligaciones que una local.
Amazon ya cobra el impuesto por mí. ¿Ya está?
No necesariamente. Cubre esas ventas, pero las de su propio sitio siguen siendo suyas, algunos estados cuentan las ventas del marketplace para su umbral, y otros le siguen pidiendo declaración.
¿Me registro en todos los estados por si acaso?
No. Cada registro crea una obligación permanente de declarar, incluso en cero. Regístrese donde tenga nexo y en ningún otro.
Debí cobrar y no cobré. ¿Qué pasa ahora?
El impuesto se sigue debiendo y sale de su margen, porque ya no puede cobrárselo a clientes pasados. La mayoría de los estados ofrecen divulgación voluntaria con años limitados y perdón de multas, pero solo si usted se acerca antes de que ellos lo contacten.
¿Tener nexo de sales tax significa que también debo impuesto sobre la renta estatal?
No automáticamente. Son pruebas separadas con umbrales separados. En entidades de dueño extranjero puede haber protección por tratado para el impuesto sobre la renta y aun así deberse el sales tax.
¿No sabe en qué estados ya cruzó el umbral?
Mándenos sus ventas por estado de los últimos dos años. Le decimos dónde tiene nexo, dónde no, y si conviene usar divulgación voluntaria en algún lado.
Respondemos en un día hábil. Escribirnos no constituye una relación profesional hasta que la confirmemos por escrito.