Por qué el trámite en línea no le va a funcionar
El asistente en línea del IRS entrega el EIN en minutos, y por eso todos lo recomiendan. También exige que la persona responsable capture un SSN o ITIN válido, y lo valida antes de dejarlo avanzar. Si usted no tiene ninguno de los dos, el sistema simplemente no lo deja terminar.
No es una falla ni algo que se pueda «esquivar»: es el comportamiento previsto, y la vía alternativa existe precisamente para su caso.
En el Formulario SS-4, la línea 7b pide el SSN, ITIN o EIN de la persona responsable. Cuando esa persona es extranjera y no tiene ninguno, lo correcto es escribir la palabra «Foreign». Una solicitud con la 7b en blanco se devuelve; una que dice «Foreign» se procesa con normalidad.
Quién debe figurar como persona responsable
El IRS quiere una persona física que controle la entidad de verdad. No una empresa, no un prestanombres, y no su agente registrado.
En una LLC de un solo miembro es usted. En una corporación, normalmente el funcionario principal. Poner ahí a la agencia que le constituyó la empresa es un error frecuente y caro: deja a un tercero registrado como quien controla su compañía ante el IRS, y corregirlo después exige otro trámite. Si su empresa la abrió una agencia, vale la pena revisar qué pusieron.
Las vías y sus tiempos reales
Los tiempos del IRS varían. Tómelos como estimaciones para planear, no como promesas; confirmamos el tiempo vigente cuando tomamos el trabajo.
- Fax. En la práctica, la mejor opción para solicitantes del extranjero. Suele resolverse en pocos días hábiles cuando la forma va limpia.
- Teléfono. El IRS tiene una línea para solicitantes internacionales que puede entregar el número durante la llamada. Es lo más rápido cuando se logra conectar, y la espera varía bastante.
- Correo postal. Confiable y lento: piense en semanas. Solo cuando las otras vías no están disponibles.
El EIN es gratis y no existe una fila rápida de pago en el IRS. Lo que se paga a un contador es un SS-4 bien llenado y alguien que dé seguimiento si se atora, no el número en sí.
Para qué sirve y para qué no
El EIN identifica a la empresa ante el IRS. Lo va a necesitar para abrir cuenta bancaria empresarial, para presentar el Formulario 5472 con su 1120 pro forma, para registrarse en el sales tax de un estado y para emitir o recibir formas informativas.
No es un número fiscal personal, no le da permiso de trabajo, no le otorga ningún estatus migratorio y tenerlo no significa por sí solo que la empresa deba impuestos. Son preguntas distintas con respuestas distintas.
Qué necesitamos de usted
- El nombre legal exacto de la empresa tal como quedó registrada, con estado y fecha
- El acta constitutiva
- Nombre completo, domicilio y país de la persona responsable
- Copia del pasaporte de esa persona
- La dirección postal de la empresa en EE.UU., si tiene
- Una descripción breve de la actividad y la fecha en que inicia
- Si prevé tener empleados en EE.UU. en los próximos doce meses
Datos clave de un vistazo
Preguntas frecuentes
¿Puedo obtener un EIN si nunca he pisado Estados Unidos?
Sí. No se exige presencia física ni residencia. El trámite se hace desde donde usted esté.
¿Necesito primero el ITIN?
No, y esta es la confusión más común. El EIN de la empresa y su ITIN personal son cosas separadas: puede obtener el EIN sin ningún número fiscal personal.
¿Cuánto cuesta el EIN?
El IRS no cobra nada. Lo que usted paga es preparación profesional y seguimiento. Desconfíe de quien cobre un extra por rapidez, porque no existe una vía pagada más rápida.
¿Puede mi agente registrado ser la persona responsable?
No debería. Esa figura corresponde a la persona física que realmente controla la entidad. Poner al agente declara mal el control y corregirlo después requiere otro trámite.
¿Con el EIN ya me abren cuenta bancaria?
Es necesario pero casi nunca suficiente. Los bancos además piden documentos constitutivos, comprobante de domicilio e identificación, y muchos exigen presencia física o un programa específico para no residentes.
¿Ya tiene la empresa y le falta el EIN?
Mándenos el acta constitutiva y una copia del pasaporte. Llenamos y presentamos el SS-4, le damos seguimiento si se atora, y le explicamos qué obligaciones anuales le quedan a la empresa.
Respondemos en un día hábil. Escribirnos no constituye una relación profesional hasta que la confirmemos por escrito.